Как заполнить путевой лист на примере одной поездки

Путевой лист оформляют до выпуска машины на линию. Конечный одометр и время возвращения вносят после поездки. Ниже показано, кто и в какой момент заполняет документ одного грузового автомобиля.

Подготовить общие сведения можно заранее. Подписывать ещё не состоявшийся осмотр или вписывать предполагаемый одометр при возвращении нельзя.

Скачать бланк и заполненный образец

Подготовлены два файла XLSX. В каждом есть лист «Путевой лист» и инструкция «Как заполнить».

• Скачать пустой бланк путевого листа грузового автомобиля.
• Скачать заполненный учебный образец.

Это собственная учебная форма для описанного ниже случая. В ней нет настоящих подписей, печатей и персональных номеров. Условные реквизиты нужно заменить, а свою форму утвердить для организации. Сам XLSX не становится электронным путевым листом.

Какую форму путевого листа использовать

Обычное коммерческое ООО может взять привычный бланк или разработать свой. Само название «4-С» или «4-П» ещё не означает, что в файле есть все нужные сегодня сведения.

Сначала проверьте транспортные реквизиты по разделу I приказа Минтранса № 390 с учётом изменений № 159. Если лист используется как первичный учётный документ, нужны и реквизиты из части 2 статьи 9 закона № 402-ФЗ: название и дата документа, организация, содержание операции, её измерение с единицами, должности ответственных лиц и их подписи с данными для идентификации.

Форму такого первичного документа определяет руководитель по представлению лица, ведущего бухгалтерский учёт, по части 4 той же статьи. Для организаций бюджетной сферы действуют отдельные правила. Пример ниже подготовлен для коммерческого ООО.

Для какой поездки заполнен пример

Обычное коммерческое ООО перевозит два своих бывших в эксплуатации складских стеллажа между площадками одного города и возвращает машину на первую площадку. Грузовик без прицепа, в кабине только водитель. Пассажиров, опасных грузов и маркируемой продукции нет. Договора перевозки со сторонним заказчиком тоже нет.

Учебная поездка завершена 20 октября 2026 года. Номера блоков в статье совпадают с номерами в файлах. Имена и адреса вымышлены, реквизиты с заполнителями не пригодны для рабочего документа.

Контролёр Сидоров назначен ответственным за выпуск. Диспетчер Петров подготавливает общие сведения и отдельно уполномочен руководителем вносить возвратный одометр. Медработник Смирнова работает в штате внешней медицинской организации. Водитель Иванов управляет машиной.

Эти роли выбраны для примера. Состав работников и полномочия определяет организация; водитель не становится контролёром автоматически.

Что заполнить до выпуска: документ и сведения об ООО

В блоке [1] стоят наименование документа, номер УЧ-001 и дата составления 20.10.2026. Номер добавлен для внутреннего учёта: его нет в перечне обязательных сведений приказа № 390. Если путевой лист используется как первичный учётный документ, требования статьи 9 закона № 402-ФЗ нужно учитывать отдельно от транспортных реквизитов.

Блок [2] задаёт срок действия. Здесь одна дата, 20.10.2026, поскольку пример укладывается в один календарный день. Такое указание срока предусмотрено пунктом 3 приказа Минтранса № 390.

В блоке [3] оформителем указано само общество.

Для юридического лица эти сведения перечислены в пункте 4 приказа № 390. ФИО диспетчера в поле «подготовил документ» не заменяет наименование ООО. ИНН, КПП или ОКПО можно предусмотреть дополнительно, но этот пункт не называет их обязательными реквизитами ООО.

Как заполнить данные машины, водителя и вида перевозки

В блок [4] перенесите тип, марку и модель машины, государственный регистрационный номер. Данные марки и модели берите из документов транспортного средства. В учебном примере они условно заданы как «ГАЗ, А21R32». VIN не заменяет госномер.

Прицепа в этой поездке нет. Если он используется, нужны его марка, модель и госномер по подпунктам 1–2 пункта 5 приказа № 390.

Блок [5] содержит данные водителя. После изменений по приказу № 159 в нём предусмотрены:

В рабочем листе СНИЛС обязателен: он прямо предусмотрен подпунктом 3 пункта 6 приказа № 390 в редакции № 159.

В блоке [6] два разных поля.

• Вид перевозки: «перевозки для собственных нужд», подпункт 2 пункта 7 приказа № 390.
• Вид сообщения: «городское», подпункт 1 пункта 8.

Компания перемещает своё имущество, а маршрут остаётся в границах одного населённого пункта. Поэтому выбран городской вид сообщения. Пробег 84 км сам по себе не делает поездку междугородной: виды сообщения разграничивает статья 4 закона № 259-ФЗ.

Кто вносит сведения об осмотре, техконтроле и выпуске

Общие сведения может подготовить диспетчер. Результаты осмотра и контроля вносят участники соответствующих действий. В рабочем листе не должно быть заранее проставленного положительного результата ещё не проведённого осмотра.

Медицинский осмотр: блок [7]

В блоке [7] медработник Смирнова указывает фактические дату и время осмотра, свои полные ФИО и результат. Положительная отметка по пункту 25 порядка № 266н:

прошел предсменный (предрейсовый) медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен

В примере Смирнова состоит в штате медицинской организации, поэтому указывает её наименование. Затем подписывает отметку собственноручно. Адрес медорганизации и реквизиты её лицензии не перечислены в действующем пункте 12 приказа № 390, изложенном заново приказом № 159. Это не отменяет требований к самой лицензии медицинского исполнителя.

Технический контроль: блок [8]

Блок [8] относится к техническому контролю. Сидоров указывает дату, время и результат по пункту 13 приказа № 390. Для положительного результата используется формулировка:

выпуск на линию разрешен

Запись основана на фактически проведённом контроле и журнале его регистрации. В примере Сидоров соответствует требованиям к контролёру и назначен ответственным за выпуск. Требования к проведению контроля и журналу установлены порядком Минтранса № 9. Сам путевой лист журнал не заменяет.

Выпуск на линию: блок [9]

В блоке [9] он же проставляет фактическое время выпуска, 08:00, и одометр, 125 000 км, подписывает предусмотренные для него сведения с указанием своих ФИО. Это отдельное событие: время контроля 07:45 не подменяет время выпуска 08:00.

Интервалы в десять и пятнадцать минут выбраны для учебного примера. Нормы не предписывают именно такой промежуток между перечисленными действиями.

Что вписать после возвращения и как проверить пробег

В 18:00 машина возвращается после последнего рейса. Петров, уполномоченный руководителем, вносит в блок [10] дату, время и показание одометра, 125 084 км, и подписывает сведения. Основание для возвратного одометра и подписи уполномоченного лица: пункт 14 приказа № 390 в редакции № 159.

Проверка пробега проста:

125 084 км − 125 000 км = 84 км.

Не заменяйте показание при возвращении самим пробегом. В поле одометра должно остаться 125 084 км. Время с 08:00 до 18:00 показывает выпуск и возвращение, но не доказывает, что водитель десять часов непрерывно управлял машиной.

Блок [11] описывает содержание работы: что перемещали, между какими площадками, в каком натуральном объёме и кто отвечает за оформление. В учебном случае водитель подтверждает выполнение задания по двум стеллажам в предусмотренном формой поле. Это дополнительная часть выбранной формы для отражения хозяйственной операции; маршрут не назван отдельной обязательной группой сведений приказа № 390.

Поездка и топливо учитываются разными величинами. По одному пробегу нельзя узнать, сколько литров действительно израсходовано, а заполненный путевой лист сам по себе не подтверждает автоматически любые расходы на ГСМ.

Нужен ли послерейсовый медосмотр в этом примере

Для выбранной работы по перевозке только собственных обычных грузов такого основания нет: в кабине лишь водитель, пассажиров и опасного груза он не перевозит. Пункт 3 статьи 23 закона № 196-ФЗ и пункт 5 порядка № 266н связывают обязательный послерейсовый осмотр с работой по перевозке пассажиров или опасных грузов.

Поэтому в блоке [12] стоит пояснение о выбранном случае, а не фиктивная положительная отметка. Для водителя с другой работой, дополнительных осмотров и специальных оснований вывод нужно проверять отдельно.

Один путевой лист или несколько: рейсы и смена водителей

Наш образец рассчитан на одного водителя и один календарный день. Для другого графика пункт 11 приказа № 390 в редакции приказа № 159 предусматривает несколько вариантов.

Если срок действия выходит за пределы одного календарного дня, указывают даты его начала и окончания по пункту 3 приказа № 390. Возможность одного листа на длинный рейс сама по себе не разрешает водителю работать без отдыха.

Что записывает водитель при передаче машины сменщику

Когда на одну машину оформлены несколько бумажных путевых листов раздельно на водителей, пункт 14 приказа № 390 в редакции № 159 предусматривает запись принимающего водителя: дату, время, показание одометра, свои ФИО и собственноручную подпись. Это относится к приёму-сдаче после смены предыдущего водителя и к приёму, когда предыдущий водитель сдать машину не может. Обычная подпись в нашем блоке [11] подтверждает выполнение задания и не заменяет такую запись о передаче машины.

Для электронного путевого листа пункт 11 отдельно предусматривает изменение сведений о водителе, марке, модели и регистрационном номере прицепа. Это правило не следует переносить на бумажный бланк как разрешение просто заменить в нём фамилию водителя.

Какие ошибки проверить перед использованием листа

Журнал технического контроля, о котором сказано выше, относится к самому контролю. Внутренний журнал регистрации путевых листов решает другую задачу: его ведение само по себе не подтверждает исправность машины или проведение осмотра.

Если поездка требует электронного путевого листа или вы выбираете его для своего парка, проверьте разбор обязательности электронной формы и устройство электронного путевого листа.