Журнал внутренних заявок на транспорт: шаблон Excel

Внутреннюю заявку на машину можно вести в общем журнале: сохранить номер, назначить ответственного, записать время и решение. Ниже подготовлен файл Excel с пустым реестром и заполненными примерами. Он пригодится, если обращения приходят в чат, по телефону или от разных подразделений, а назначения пока сводят вручную.

Скачать журнал внутренних заявок на транспорт в Excel, XLSX

Шаблон доступен без формы контактов. Это организационный образец для своего автопарка. Он не разработан как договор-заявка стороннему перевозчику, транспортная накладная или путевой лист.

Что находится в файле Excel

Сначала откройте «Инструкцию», затем посмотрите лист «Пример». Рабочие листы оставлены пустыми, учебные записи с ними не смешаны.

У журнала есть фильтры в строке 3, закреплены верхние строки и первые два столбца с номером и датой поступления. В столбце I выбирается статус из списка. Такой список в Excel создаётся через проверку данных.

В книге нет вычисляемых ячеек и макросов. Она не назначает машину, не проверяет занятость водителя и не отправляет напоминания. Эти действия остаются за ответственным.

Какие поля заполнять в журнале заявок

Сотрудник описывает потребность, диспетчер записывает решение. Номер автомобиля у заявителя можно не спрашивать, если выбирать его будет другой человек.

В B, E, F, L и N вводите дату вместе со временем, например 27.10.2026 11:00. Формат ячеек уже настроен. Если время неизвестно, оставьте ячейку пустой, а пояснение запишите в M. Слово «не согласовано» внутри столбца дат помешает нормальному отбору.

Все даты и время учебного примера даны в Europe/Samara. Для работы выберите один часовой пояс и сообщите его участникам. Ячейки Excel сами не переводят введённое время между часовыми поясами.

Заполненный пример: выполнение, перенос, ожидание и отмена

На листе «Пример» четыре строки. Номера машин, водителей, контакты и названия мест вымышлены. Полные условия лежат в книге; здесь показаны сведения, по которым диспетчер принимает следующее решение.

У З-002 нет новой даты, но есть человек и срок следующего решения. У З-003 заполнен водитель, однако машины ещё нет. Оба обращения должны оставаться на виду у диспетчера.

Как проходит заявка З-001

26 октября в 09:10 сотрудник просит перевезти коробки на следующий день. Регистрирующий присваивает З-001 и записывает потребность. После уточнения груза, адресов и времени диспетчер выбирает машину и водителя, передаёт задание. Тогда заявка становится назначенной; согласование потребности в этом образце не выделено в отдельный статус.

В 16:00 получатель просит подать машину не в 10:00, а в 11:00. Диспетчер проверяет возможность переноса и получает подтверждение водителя. В текущей строке меняется время подачи, а прежнее остаётся в истории:

После подтверждения начала работы выбирают «Выполняется». 27 октября в 11:50 получатель подтверждает доставку. Ответственный записывает результат, выбирает «Завершена» и вносит время в N. В заполненном файле показано это конечное состояние.

История в примере внесена вручную. Файл не восстанавливает промежуточные решения по последнему значению ячейки.

Шесть статусов для внутреннего порядка

Названия и условия ниже предлагаются для этого журнала. Это не обязательные юридические реквизиты и не буквальная модель статусов NovusCargo.

Ответственных и момент подтверждения договоритесь определить до начала работы. Для «Назначена» недостаточно предварительно выбрать водителя, как у З-003. Пустую машину нельзя скрыть за словом «готово».

Как найти неназначенные и заявки с наступившим сроком

В строке 3 листа «Журнал» включены фильтры. Пустые подготовленные строки не являются заявками: ориентируйтесь на заполненный номер в A.

Чтобы найти заявки, у которых нет машины или водителя:

1. В I «Статус» исключите «Завершена» и «Отменена». При необходимости исключите пустой статус, а записи с номером и пустым статусом проверьте отдельно.
2. В J «Машина» оставьте пустые значения. Запишите номера найденных заявок.
3. Снимите фильтр по J и отдельно оставьте пустые значения в K «Водитель». Объедините номера без повторов.

Не включайте оба фильтра пустоты одновременно: получится условие «нет машины и нет водителя». Оно пропустит частично назначенную З-003. На листе «Пример» первый проход найдёт З-002 и З-003, второй найдёт З-002; после объединения останутся два номера.

Для ожидающих решения заявок при тех же незакрытых статусах отберите L «Решение до» не позже проверяемого момента. Пустые L просмотрите отдельно. Например, в 15:00 нужно вернуться к З-002 и уточнить готовность инструмента. Сортировка по L помогает поставить ближайшие решения в начало списка; автоматических уведомлений в файле нет.

Просроченную доставку ищите по F «Доставить до» среди незакрытых заявок. Прежде чем назвать её опозданием, уточните реальное выполнение: возможно, водитель уже доставил груз, но результат ещё не внесли. Фильтр показывает записи для проверки, а не доказывает нарушение.

Как записать перенос, замену водителя и отмену

При изменении согласованного времени сохраните прежний номер. В «Историю» добавьте время, автора, изменённое поле, старое и новое значения, причину и подтверждение. После этого обновите текущую строку журнала. Замена водителя оформляется так же: прежнее назначение остаётся в истории, новое записывается в K после подтверждения.

Если новая дата пока неизвестна, как у З-002, не оставляйте старое время действующим. Сначала сохраните его в истории, очистите неактуальные E/F, выберите «Отложена» и укажите срок следующего решения в L. Причина без следующего действия не помогает вернуться к заявке.

При отмене не стирайте строку. У З-004 в M записаны время отмены, причина и кто её подтвердил; N «Завершена» оставлена пустой, потому что доставка не состоялась. Такой номер не нужно снова выдавать другой заявке.

Повторная просьба в чате тоже не всегда новая заявка. Перед регистрацией сравните номер, задачу, адреса и время с существующей записью. Если это уточнение, обновите её после согласования.

Если в одной заявке несколько адресов

Компактный шаблон рассчитан на одно задание с общим результатом. Для точек с разными сроками, назначениями и результатами понадобится отдельный реестр точек; в скачанном файле его нет.

Сохраните общий номер заявки, а точкам дайте собственные обозначения, например З-005/1 и З-005/2. Когда из четырёх доставок выполнены три, нельзя закрывать всю заявку только по завершению одного рейса. Оставшуюся точку и следующее решение нужно учитывать отдельно. Если таких случаев много, оцените инструмент, где связи заявки, точек и рейсов уже предусмотрены.

Совместная работа и ограничения Excel

У Excel есть совместное редактирование при поддерживаемой версии и подходящем облачном хранении. Microsoft описывает хранение в OneDrive или SharePoint Online; условия зависят от приложения и учётной записи. Для истории версий Microsoft 365 также требуется предусмотренное сервисом хранение. Google Таблицы предоставляют историю версий и изменений ячеек с условиями доступа и собственными ограничениями.

Сам по себе второй редактор не делает таблицу непригодной. Назначьте владельца файла, настройте доступы и договоритесь, кто подтверждает назначения. Лист «История» в нашем образце ведётся вручную и помогает сохранить причину решения. История версий редактора решает другую задачу и не заполняет этот лист автоматически.

Выпадающий список не является защитой доступа. Файл не проверяет уникальность номера, занятость машины, полноту назначения и связь между статусом и остальными полями. При копировании данных проверку ввода можно обойти. Рабочий реестр с контактами сотрудников не размещайте в открытом доступе.

Для печати журнал и история настроены на A3, альбомную ориентацию и одну страницу по ширине. Перед печатью выберите заполненные строки: иначе выйдут и пустые подготовленные строки. Для A4 скройте подробные колонки или выберите нужные столбцы и проверьте читаемость в предпросмотре. Если выйдете за 100 подготовленных строк, продлите таблицу, диапазон проверки статуса и формат дат; проверьте новую последнюю строку.

Когда журналу нужна связь с рейсами

Посчитайте ручные проверки за смену: кто сверяет занятость машины, подтверждает замену водителя, переносит результаты и разбирает заявки с несколькими адресами. По этим операциям удобнее сравнивать таблицу и программу, чем по обещанию сэкономить одинаковое число часов любому автопарку.

В NovusCargo сотрудник создаёт заявку, диспетчер рассматривает предложения алгоритма и подтверждает решение; доступ к действиям зависит от прав. Сценарий разобран на странице учёта заявок на транспорт. Для проверки на демонстрации возьмите случаи З-002 и З-003: уточнение даты и неполное назначение должны оставаться видны ответственному.