Учёт и распределение заявок на транспорт

Программа учёта заявок на транспорт и перевозку в NovusCargo устроена так: сотрудник подаёт заявку из своего кабинета с телефона или компьютера, она сразу попадает в общую очередь диспетчера, система предлагает подходящие рейсы, диспетчер принимает решение, а водитель отмечает результат. Заявка не может потеряться между этими шагами: у неё есть статус, ответственный и история изменений с точностью до поля.

Где заявки теряются сегодня

• заявку продиктовали по телефону — она живёт в памяти диспетчера до первого шумного дня;
• заявка пришла в мессенджер и уехала вверх под сотней других сообщений;
• в таблице заявка есть, но неизвестно, взяли её в работу или нет: колонка «статус» заполняется по настроению;
• заявку перенесли на завтра устно, и завтра о ней уже никто не помнит;
• сотрудник не знает, что с его заявкой, и звонит диспетчеру ещё раз — теперь их две;
• в конце месяца невозможно ответить, сколько заявок было и сколько из них выполнено.

Каждый из этих случаев — не разгильдяйство, а следствие того, что заявка нигде не заведена как объект. Пока у неё нет собственной карточки, статуса и истории, единственным местом хранения остаётся человек.

Кому подходит

Компаниям, где транспорт заказывают изнутри: филиалы и подразделения просят машину, а диспетчерская распределяет её по рейсам. Торговые сети, сервисные и обслуживающие компании, производства с собственной доставкой, инкассация, выездные бригады.

Путь заявки от подачи до факта

1. Подача. Сотрудник заполняет короткую форму в кабинете: что везём, куда и когда. Форма ведёт по шагам и не даёт отправить незаполненную заявку.
2. Очередь. Заявка попадает диспетчеру в общую очередь, разложенную по срочности: долги, требующие решения, частично решённые и спокойные.
3. Предложение. Система подбирает рейсы, которым эта заявка по пути, и показывает их списком с оценкой и объяснением, почему именно эти.
4. Решение. Диспетчер назначает заявку в рейс, откладывает её до подходящего дня или отказывает с причиной. Предложение системы само по себе назначением не становится.
5. Исполнение. Водитель видит заявку в своём рейсе и отмечает результат: выполнена или не выполнена с причиной из справочника.
6. Факт. Заявка закрывается, а её история остаётся: кто, что и когда поменял, включая решения диспетчера и причину отказа.

Что заполняет сотрудник

Кабинет сотрудника рассчитан на телефон: три обязательных шага — «что везём», «куда», «когда» — и свёрнутый блок «дополнительно» для тех, кому нужны подробности. Форма подсказывает, какой шаг остался незаполненным, и не требует знать внутреннюю кухню диспетчерской.

• Что везём. Документы, груз или пассажиры — от этого зависит, что система спросит дальше: объём, число грузовых единиц или количество мест.
• Куда. Объект из справочника, разовый адрес с подсказками при вводе или точка на карте. В заявке может быть несколько адресов.
• Когда. Дата с чипами «сегодня» и «завтра», время из ближайших получасов или вариант «в течение дня».
• Приоритет. Четыре уровня; «срочно» требует написать причину — она уходит диспетчеру вместе с заявкой.
• Дополнительно. Тип машины, окно времени «с» и «до», время на точке, комментарий и признак «можно перенести» с числом допустимых дней.

Перенос на другой день по умолчанию разрешён с запасом в двое суток: система сможет подсадить заявку в попутный рейс, а не отправлять машину отдельно. Если заявка едет по адресу, куда и так ходит постоянный рейс, кабинет подскажет это прямо в форме.

Что видит диспетчер

Диспетчерская собирает все заявки в одну очередь и сама расставляет приоритеты. Наверху — долги: заявки, чей срок уже прошёл, а решения по ним так и нет. Дальше идут те, что требуют решения сегодня, затем частично решённые многоадресные и в конце спокойные.

• в строке очереди сразу видны тип заявки, кто её подал, дата, статус и приоритет;
• заявка с просроченной датой помечается отдельным чипом с этой датой, а не растворяется в общем списке;
• у многоадресной заявки видно, сколько её точек уже распределено, а сколько ещё ждёт;
• решение по каждой точке принимается отдельно: одна точка может уехать сегодня, другая — завтра;
• отказ и отмена требуют причину, и она попадает в карточку заявки, а не в устный разговор.

Заявку можно назначить и в обход подсказок: диспетчер выбирает любой активный рейс вручную или, наоборот, открывает рейс и добавляет в него нужные заявки. Система не мешает работать так, как удобнее в конкретный день.

Исполнение и обратная связь

• Водитель видит свою работу. В мобильном приложении рейс показан списком точек и заявок, а не пересказом по телефону.
• Результат отмечается на месте. Заявка закрывается как выполненная либо как невыполненная с причиной из справочника — «получателя нет на месте», «отказ», «нет доступа» и другими.
• Справочник причин настраивается. Список причин ведёт оператор системы, к причине можно добавить комментарий.
• Невыполненная заявка возвращается диспетчеру и снова попадает в очередь решений, а не закрывается молча.
• Водитель не закроет рейс, пока не скажет по каждой заявке, выполнена она или нет. Если рейс завершает диспетчер, оставшиеся заявки закрываются как выполненные — с пометкой, что это сделал диспетчер.
• Сотрудник получает уведомление об изменении статуса своей заявки: назначена, отменена или отклонена.

Мобильное приложение работает и без связи: отметки о выполнении, показания одометра и даже новая заявка сохраняются на телефоне и уходят на сервер, когда сеть появится. Повтор одного и того же действия при этом не задваивается.

Пример: месяц работы автопарка

Чем это отличается от чатов и таблицы

Права и доступ

• сотрудник видит только свои заявки и правит их, пока они не назначены в рейс;
• назначенную заявку сотрудник уже не меняет сам — кабинет прямо говорит, что нужно обратиться к диспетчерской, и позволяет запросить отмену;
• водитель работает только со своим рейсом: чужой рейс ему не откроется;
• права диспетчера настраиваются по отдельности — создание, правка неназначенных, правка назначенных, отмена, просмотр истории;
• есть роль «только просмотр» для тех, кому нужно видеть работу, но не менять её;
• кроме готовых ролей можно завести свои и выдать отдельному человеку точечное право поверх роли.

История заявки открыта её автору без дополнительных прав: сотрудник всегда может посмотреть, что происходило с его заявкой и почему по ней приняли такое решение.

Что это даёт

• ни одна заявка не остаётся вне очереди: у каждой есть статус, срок и ответственный;
• меньше звонков «а что с моей заявкой» — сотрудник видит статус сам и получает уведомление;
• меньше отдельных выездов: заявка подсаживается в рейс, который и так идёт мимо;
• отказ и перенос перестают быть устной договорённостью и попадают в историю с причиной;
• в конце месяца есть честный ответ, сколько заявок было, сколько выполнено и почему остальные — нет.

Записаться на демонстрациюПокажем путь заявки от кабинета сотрудника до отметки водителя.

Откуда система берёт данные

Заявку заполняет человек, а всё остальное подтягивается из данных парка: справочник объектов с координатами, машины и сотрудники, координаты с трекеров или с телефона водителя. Справочники загружаются файлом Excel и дальше живут внутри системы.

Какое оборудование подключается напрямую, что делать с машинами без трекеров и как загрузить справочники — на странице интеграций.

Как это связано с остальной работой

Заявки — вход в систему, но не вся её работа. Как заявки распределяются по рейсам и что при этом делает система, а что человек — на странице автоматизации работы диспетчера. Как из выполненных заявок и рейсов складывается факт по каждой машине — в аналитике автопарка. Полная картина ежедневной работы — в системе управления автопарком.

Частые вопросы

Посмотреть на своих заявках

Возьмём ваш поток заявок за обычную неделю и покажем, как он выглядит в очереди диспетчера: что попадёт в долги, что подсядет в попутный рейс и что потребует отдельной машины.

Записаться на демонстрациюОтветим в рабочее время, демонстрация ни к чему не обязывает.